Manajemen Kinerja

1.  Pengertian

Manajemen Kinerja merupakan gaya manajemen dalam mengelola sumberdaya yang berorientasi pada kinerja yang melakukan proses komunikasi secara terbuka dan berkelanjutan dengan menciptakan visi bersama dan pendekatan strategis serta terpadu sebagai kekuatan pendorong untuk mencapai tujuan organisasi.

2.  Funsi Manajemn Kinerja

1.  Untuk meningkatkan kinerja organisasi, kelompok dan individu

b.       Untuk mengintegrasikan sasaran orga-nisasi, kelompok dan individu.

c.        Untuk memperoleh kejelasan akan harapan perusahaan terhadap kinerja yang harus dicapai oleh individu dan kelompok.

d.       Untuk mengembangkan ketrampilan dan kompetensi karyawan.

e.        Untuk eningkatkan hubungan kerjasama yang lebih erat antara bawahan dan atasan.

f.        Untuk menyediakan sarana yang dapat meningkatkan obyektifitas penilaian kinerja karyawan.

g.        Untuk memberdayakan karyawan agar dapat memanajemeni kinerja dan proses pembelajaran mandiri.

3.  Peran Manajemen Kinerja dalam Pengembangan Karir

Dalam penerapannya, manajemen kinerja berfungsi sebagai alat pengelola sumber daya seseorang dalam melakukan pengembangan karir. Proses manajemen kinerja merujuk pada sebuah fungsi untuk meningkatkan kinerja organisasi, kelompok dan individu.

4.  Prinsip Dasar Manajemen Kinerja

Terdapat 10 prinsip dasar manajemen kinerja yang dapat menjadi pondasi yang kuat bagi kinerja organisasi.

1. Menghargai Kejujuran
2. Memberikan Pelayanan
3. Tanggung jawab
4. Dirasakan seperti bermain
5. Adanya perasaan kasihan
6. Adanya perumusan tujuan
7. Terdapat konsensus dan kerja sama
8. Sifatnya berkelanjutan
9. Terjadi  komunikasi dua arah
10. Mendapatkan umpan balik

5.  Proses Manajemen Kinerja

a.    Masukan

Manajemen kinerja membutuhkan berbagai masukan yang harus dikelola agar dapat saling bersinergi dalam mencapai tujuan organisasi. Masukan tersebut berupa: sumberdaya manusia (SDM), modal, material, peralatan dan teknologi serta metode dan mekanisme kerja.

b.    Proses

Proses manajemen kinerja dijalankan secara transparan terutama terhadap orang yang terpengaruh oleh keputusan yang timbul dan orang mendapatkan kesempatan melalui dasar dibuatnya suatu keputusan.

c.    Keluaran

Keluaran merupakan hasil langsung dari kinerja organisasi, baik dalam bentuk barang maupun jasa.

d.    Dampak hasil kerja dapat bersifat positif bagi organisasi, misalnya karena keberhasilan seseorang mewujudkan prestasinya berdampak meningkatkan motivasi sehingga semakin meningkatkan kinerja organisasi.

6.  Model Manajemne Kinerja

-          Model Deming

-          Model Torrington dan Hall

-          Model Costello

-          Model Armstrong dan Baron

II.            SISTEM INFORMASI MANAEMEN

1.  Pengertian

Menurut Gordon B. Davis : Sistem Informasi Manajemen adalah suatu system manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi yang mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam organisasi.

2.  Komponen Dasar Sistem Informasi Manajemen

1. Sistem Pemprosesan Data (Data Proscesing System)

2. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)

3. Sistem Pendukung Dalam Pengambilan Keputusan (Decision Support System)

4. Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

5. Sistem Pintar (Expert System)

           

3.  Fungsi SIM

-       Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

-       Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

-       Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

-       Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

-       Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

-       Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

-       Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

-       Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

4.  Tugas SIM

a. Pengelolaan Transaksi

b. Perencanaan Operasional

c. Perencanaa Teknis

d. Perencanaan Stategis

5.  Tujuan SIM

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat dilakukan dengan cara :

a.    Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai dasar tujuan organisasi.

b.    Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai waktu supervisi.

c.    Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.

d.    Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas kepada manajer yang membutuhkan.

III. BUDAYA ORGANISASI

1.  Pengertian

"A pattern of basic assumptions that a given group has invented, discovered, or developed in learning to cope with its problems of external adaptation and internal integration, and that have worked well enough to be considered valid, and therefore, to perceive, think, and feel in relation to those problems." Schein

2.   Karakteristik Budaya Organisasi

Robbins (1994:480) lebih lanjut menegaskan ada sepuluh karakteristik utama yang dapat menjadi ciri budaya organisasi, yaitu:

-       Inisiatif individual, yaitu tingkat tanggung jawab, kebebasan dan interdepedensi yang dipunyai individu.

-       Toleransi terhadap tindakan yang beresiko, yaitu sejauh mana para anggota organisasi dianjurkan untuk bertindak agresif, inovatif, dan mengambil resiko.

-       Arah, yaitu sejauh mana organisasi tersebut menetapkan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi.

-       Integrasi, yaitu sejauh mana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkordinasi.

-       Dukungan dari manajemen, yaitu sejauh mana para pemimpin memberi komunikasi yang jelas, bantuan serta dukungan terhadap bawahan mereka.

-       Kontrol, yaitu jumlah peraturan dan pengawasan langsung yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku anggota organisasi.

-       Identitas, yaitu tingkat sejauh mana para anggota mengidentifikasikan dirinya secara keseluruhan dengan organisasinya daripada dengan kelompok kerja tertentu atau dengan keahlian profesional.

-       Sistem imbalan, yaitu sejauh mana alokasi imbalan (kenaikan gaji atau promosi jabatan) didasarkan atas kriteria prestasi sebagai kebalikan dari senioritas, sikap pilih kasih dan sebagainya.

-       Toleransi terhadap konflik, yaitu tingkat sejauh mana para anggota organisasi didorong untuk mengemukakan konflik dan kritik secara terbuka.

-       Pola-pola komunikasi, yaitu tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh heararki kewenangan yang formal.

3.   Penyebab Konflik

-       Persaingan memperoleh sumber daya

-       Tidak jelasnya wewenang dan tanggung jawab

-       Hambatan komunikasi

-       Kepribadian individu

-       Ketergantungan tugas

-       Masalah status

IV. PENGEMBANGAN KARIR

1.   Pengertian

Pengembangan karir dalam organisasi merupakan salah satu bagian dari proses pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan karir meliputi perencanaan karir dan manajemen karir (Bernadin & Russel, 1993).

2.   Pengembangan karir dapat dikembangkan melalui jalur diklat dan nondilklat. Melalui diklat adalah:

-       Memberi kesempatan pegawai untuk melanjutkan pendidikan formal baik didalam negeri maupun diluar negeri.

-       Memberikan pendidikan dan pelatihan (diklat) baik struktural, fungsional maupun teknis dan administrasi.

-       Memberikan pelatihan / magang ditempat kerja (on the training).

Sedangkan jalur non diklat diuraikan sebagai berikut :

-       Memberikan penghargaan kepada pegawai yang baik dan hukuman kepada pegawai yang tidak baik.

-       Mempromosikan pegawai ke jabatan yang lebih tinggi.

-       Merotasi pegawai kedalam jabatan lain yang setara dengan jabatan semula.

3.   Faktor-faktor yang mempengaruhi pengembangan karir adalah:

-       Hubungan pegawai dengan organisasi.

-       Personalitas pegawai

-       Faktor-faktor eksternal

-       Politik dalam organisasi

-       Sistem penghargaan

-       Jumlah pegawai

-       Ukuran organisasi

-       Kultur organisasi

-       Tipe Manajemen

4.   Pengertian Perencanaan Karir

Perencanaan karir adalah proses dimana indivividu mengidentifikasikan dan mengambil langkah-langkah untuk mencapai tujuan-tujuan karirnya (Simamora, 1997).

5.   Pengertian Manajemen Karir

Manajemen karir adalah proses terus-menerus yang dilakukan oleh organisasi untuk memilih, menilai, menugaskan, dan mengembangkan karyawan yang berkaitan dengan penyediaan suatu kumpulan orang-orang yang berbobot untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dimasa yang akan datang

6.   Organisasi dapat membantu karyawan baru supaya terlibat dalam eksplorasi karir dan menyusun karir-karir mereka selama tahap awal karir melalui:

-       Melakukan rekruitmen, orientasi dan praktek-praktek mentor yang efektif memberikan tantangan-tantangan pekerjaan dan tanggung jawab.

-       Menawarkan umpan baliki kinerjayang konstruktif.

-       Mendorong karyawan agar berpartisipasi dalam latihan penilaian diri.

-       Membantu karyawan dalam menentukan jalur-jalur karir yang realistis dan luwes serta memformulasikan rencana-rencana karir.

7.   4 Karakteristik Jalur Karir

-       Jalur karir harus mewakili kemajuan yang dapat dicapai baik secara lateral maupun vertikal (kebawah).

-       Jalur karir harus merespon perubahan-perubahan dalam beban kerja, prioritas kerja, struktrur organisasi dan kebutuhan manajemen.

-       Jalur karir harus flexibel, mempertimbangkan kualitas individu ataupum manager.

-       Jalur karir harus menentukan keahlian, pengetahuan dan ketrampilan lainnya.

8.   Faktor Budaya Organisasi terhadap manajemen Karir

Faktor-faktor situasional menurut Robbins (1994:50) menyebutkan antara lain: sebuah krisis yang dramatis, adanya pergantian kepemimpinan yang menerapkan nilai-nilai baru, umur organisasi yang bersangkutan, tahap dana ulang, ukuran organisasi, bersangkutan, ukuran organisasi, kekuatan dari budaya yang berlaku serta tidak ada sub budaya.

9.     Pandangan Individu dan organisasi Terhadap Pengembangan Karir

Organisasi atau manajerial melihat pengembangan karir sebagai penelusuran jalan karir, yakni manajemen mencari informasi untuk mengatur/memimpin dan mengawasi kemajuan personil, meningkatkan produktivitas, sikap terhadap pekerjaan dan kepuasan kerja serta untuk memastikan kemampuan bakat manajerial dan teknik yang akan memenuhi kebutuhan organisasi.

Sedangkan bagi individu pengembangan karir sebagai alat bantu individu dalam mengidentifikasi tujuan karir, kemampuan dan minat dan menentukan kebutuhan-kebutuhan akan mencapai tujuan untuk lebih dapat disesuaikan dengan kebutuhan sumber daya manusia. sejalan dengan pertumbuhan dan berkembangnya perusahaan. Proses yang ditempuh oleh karyawan untuk mendapatkan berbagai kemajuan harus melalui berbagai tahapan dan setiap tahapan tersebut ditandai oleh seperangkat tugas-tugas, karakteristik, minat, dan interaksi antar karyawan yang berbeda. Selain itu setiap tahapan karir akan mempengaruhi kebutuhan karyawan, sikap dan perilaku kerja.

10.  Bentuk-bentuk dari pengembangan karir

-       Pendidikan dan Pelatihan

-       Mutasi

-       Penangguhan Kenaikan Pangkat

-       Pembebas tugasan

-       Pemberhentian

11.  Manfaat Pengembangan Karir

-       Menjamin bakat yang diperlukan tersedia.

-       Dengan program-program pengembangan karir dari organisasi, individu akan menyesuaikan bakat, minat, keterampilan dan tujuan karir dengan kebutuhan organisasi, sehingga organisasi memiliki ketersediaan SDM internal.

-       Meningkatkan kemampuan organisasi untuk menarik dan mempertahankan personil yang memiliki bakat yang tinggi.

-       Dengan adanya tawaran karir, tantangan, tanggung jawab, dan peluang untuk kemajuan dari organisasi. perencanaan karir individu akan menjadi lebih realitis dan individu tersebut akan memperlihatkan kesetiaan yang lebih besar dan kesanggupan kepada pemberi kerja mereka.

-       Memastikan personil mendapatkan kesempatan untuk berkembang.

-       Dengan mendapatkan peluang untuk pertumbuhan dan pengembangan, individu akan mempersiapkan diri mereka untuk tanggung jawab lebih besar pada organisasi.

-       Mengurangi kefrustasian personil.

-       Dengan perencanaan karir yang realistik dan adanya program-program pengembangan karir dari organisasi, maka perbedaan utama antara tujuan karir dan peluang nyata menjadi lebih kecil, sehingga kerisauan individu berkurang.

V. PENILAIAN KINERJA

1.  Pengertian Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja atau performance appraisal adalah sebuah proses di mana perusahaan melakukan evaluasi dan penilaian kinerja individu setiap pekerjaannya.

2.  Tujuan Penilaian Kinerja

         Penilaian kinerja memiliki beberapa tujuan. Menurut Robbins, tujuan penilaian kinerja adalah sebagai berikut :

·         Membuat keputusan dalam manajemen SDM seperti promosi, transfer, dan pemecatan.

·         Mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan dan pengembangan.

·         Memvalidasi program seleksi dan pengembangan.

·         Memberikan umpan balik kepada pekerjaan atas kinerjanya.

·         Dasar untuk penentuan keputusan alokasi remunerasi.

3.  Elemen Penilain Kinerja

Element pertama yang mendasari proses penilaian kinerja adalah penentuan standard-standard kinerja (performance standar seting). Standard kinerja sendiri didefinisikan sebagai patokan-patokan yang akan digunakan sebagai dasar penelitian kinerja aktual individu. Sebagai contoh adalah mampu memenuhi target penjualan.

Element kedua adlah pengukuran kinerja (performance measure) yang didefinisikan sebagai rating atau angka yang digunakan untuk memberikan penilaian terhadap kinerja seorang pekerja.

Element terakhir adalah pemberian umpan balik yang diberikan kepada pekerja sebagai hasil dari penilaian mereka.

4.  Metode-Metode Penilaian Kinerja

Dalam penilian kinerja ada bebrapa metode antara lain sebagai berikut:

1.     Rating Scales, dalam metode ini orang yang memberikan penilaian diharuskan memberikan penilaian terhadap kinerja individu dengan menggunakan skala angka yang merentang dari rendah sampai tinggi.

2.    Checklist, metode ini penilai harus memilih pernyataan-pernyataan yang paling sesuai untuk mendeskripsikan kinerja individu.

3.    Paired Comparison Method, dalam metode ini, semua pekerja dinilai secara bersama-sama dengan teman-teman kerjanya yang lain untuk kinerja-kinerja tertentu. Setiap individu akan dibandingkan dengan semua teman-teman kerjanya dan akan diketahui siapa yang paling baik dan siapa yang paling buruk.

4.    Narrative Forms, adalah metode yang memungkinkan penilai memberiakan penilaian dalam bentuk naratif atau esai tertulis.

A.  Metode-Metode Penilaian Kinerja

Dalam penilian kinerja ada bebrapa metode antara lain sebagai berikut:

5.    Rating Scales, dalam metode ini orang yang memberikan penilaian diharuskan memberikan penilaian terhadap kinerja individu dengan menggunakan skala angka yang merentang dari rendah sampai tinggi.

6.    Checklist, metode ini penilai harus memilih pernyataan-pernyataan yang paling sesuai untuk mendeskripsikan kinerja individu.

7.    Paired Comparison Method, dalam metode ini, semua pekerja dinilai secara bersama-sama dengan teman-teman kerjanya yang lain untuk kinerja-kinerja tertentu. Setiap individu akan dibandingkan dengan semua teman-teman kerjanya dan akan diketahui siapa yang paling baik dan siapa yang paling buruk.

8.    Narrative Forms, adalah metode yang memungkinkan penilai memberiakan penilaian dalam bentuk naratif atau esai tertulis.

5.  Kesalahn-kesalahan Dalam Penilaian Kinerja

·         Leniency, yaitu penilai terlalu murah hati dalam memberikan penilaian sehingga dia cenderung memberikan nilai yang bagus dan kurang objektif.

·         Strictness, ini adalah kebalikan dari leniency yaitu penilai terlalu buruk memberikan penilaian sehingga cenderung memberikan nilai yang jelek yang tidak objektif.

·         Personal prejudice/strereotyping, yaitu penilaian yang tidak didasarkan atas kinerja individu tetapi didasarkan pada kelompok tempat individu berasal

·         Recency Effect, kesalahan jenis ini biasannya terjadi karena penilai memfokuskan diri pada perilaku kerja individu yang paling akhir saja (recent), jadi tidak melihat perilaku individu secara keseluruhan selama ia bekerja. Akibatnya, penilaian menjadi bias.

VI. PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.  Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakekat suatu masalah dengan pengumpulan fakta-fakta dan data, menentukan alternatif yang matang untuk mengambil suatu tindakan yang tepat.

2. Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Pengambilan Keputusan

- Dalam proses pengambilan keputusan tidak terjadi secara kebetulan.

- Pengambilan keputusan tidak dilakukan secara sembrono tapi harus berdasarkan pada  sistematika tertentu :

a. Tersedianya sumber-sumber untuk melaksanakan keputusan yang akan diambil.

b. Kualifikasi tenaga kerja yang tersedia

c. Falsafah yang dianut organisasi.

d. Situasi lingkungan internal dan eksternal yang akan mempengaruhi administrasi dan manajemen di dalam organisasi.

- Masalah harus diketahui dengan jelas.

- Pemecahan masalah harus didasarkan pada fakta-fakta yang terkumpul dengan sistematis.

- Keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang telah dianalisa secara matang.

4.  Proses Pengambilan Keputusan

 

5.  Langkah Pemecahan Masalah

                                                     

·         Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

1. Mengetahui hakekat dari masalah dengan mendefinisikan masalah yang dihadapi.

2. Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan.

3. Mengolah fakta dan data.

4. Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah.

5. Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih.

6. Memutuskan tindakan yang akan diambil.

7. Evaluasi.

6.  Ada 7 variabel yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk menyeleksi gaya yang paling cocok, yaitu :

-       Pentingnya kualitas keputusan untuk keberhasilan institusi.

-       Derajat informasi yang dimiliki oleh manajer.

-       Derajat pada masalah yang terstruktur dalam organisasi.

-       Pentingnya komitmen bawahan dan keterampilan membuat keputusan.

-       Kemungkinan keputusan autokratik dapat diterima.

-       Komitmen bawahan yang kuat terhadap tujuan institusi.

-       Kemungkinan bawahan konflik dalam proses akhir pada keputusan final.

7.    Faktor-faktor yang Berpengaruh Pada Pengambilan Keputusan

1.  Faktor Internal

Faktor internal dari diri manajer sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Faktor internal tersebut meliputi: keadaan emosional dan fisik, personal karakteristik, kultural, sosial, latar belakang filosofi, pengalaman masa lalu, minat, pengetahuan dan sikap pengambilan keputusan yang dimiliki.

2.  Faktor Eksternal

Faktor eksternal termasuk kondisi dan lingkungan waktu. Suatu nilai yang berpengaruh pada semua aspek dalam pengambilan keputusan adalah pernyataan masalah, bagaimana evaluasi itu dapat dilaksanakan. Nilai ditentukan oleh salah satu kultural, sosial, latar belakang, filosofi, sosial dan kultural.

8.    Faktor-faktor yang Berpengaruh Pada Pengambilan Keputusan

-       Faktor Internal

Faktor internal dari diri manajer sangat mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Faktor internal tersebut meliputi: keadaan emosional dan fisik, personal karakteristik, kultural, sosial, latar belakang filosofi, pengalaman masa lalu, minat, pengetahuan dan sikap pengambilan keputusan yang dimiliki.

-       Faktor Eksternal

Faktor eksternal termasuk kondisi dan lingkungan waktu. Suatu nilai yang berpengaruh pada semua aspek dalam pengambilan keputusan adalah pernyataan masalah, bagaimana evaluasi itu dapat dilaksanakan. Nilai ditentukan oleh salah satu kultural, sosial, latar belakang, filosofi, sosial dan kultural.

9.    Pengambilan Keputusan Kelompok

-     Keputusan harus berkualitas tinggi dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang sebelumnya telah didefinisikan.

-       Keputusan harus diterima oleh orang yang bertanggungjawab melaksanakannya